业务架构的7个步骤

业务架构是将所有事物作为一个连贯的整体连接在一起的粘合剂。这是一种方法,您可以向前迈进,并为企业提供导航系统,使您的企业能够提出明智的问题和得到智能的答案。

对某些人来说,“业务架构”只是一场文字游戏,通常会互换使用更笼统地“企业架构”。传统上,EA被视为以IT为中心的业务视图。这不是查看或定义业务的正确方法,架构的作用远不止于此。组织无论大小,日益复杂,这导致企业试图寻找有意义的机会,变得更强大、更高效、更有效,更敏捷。进步的组织现在意识到,业务架构真正的价值在于企业在此类举措中起主导作用,其组织业务用户与IT组织紧密合作,为组织带来更有意义的价值。

业务架构是组织的一个关键决策工具,可以用类似于GPS系统的方式来理解为“业务导航系统”。它允许将静态蓝图转换为动态模型,以获得比以往任何时候都更深刻的洞察力。当业务经理坐在驾驶席上时,将从通常与EA相关的传统技术问题中提出不同的业务问题。业务架构将帮助您回答以下问题:哪些流程不支持公司目标?是否在不需要的系统上付出了太多的支持?…… 有了一个好的业务架构,这些问题以及成千上万个类似的问题都可以得到解答。此外,业务架构对于帮助处理治理、风险和法规遵从性方面的问题变得越来越重要。从管理的角度来看,能够跟踪和审计组织中发生的事情的能力是至关重要的。最终,拥有一个好的业务架构可以做出明智的决策。它使您的组织能够有效地利用知识,以应对业务需求(增加收入、减少成本、增强客户体验等),并使您能够应对新出现的机会;从而使您能够更有效地竞争。

​今天来说一下7步业务架构,每个步骤都是为满足特定的一般业务需求而设计的,目的是确保在每个阶段都将有可见价值。每一步都会引导您以一种简单而合乎逻辑的方式实现一个可用的业务架构,该架构可以随着您的运营需要而发展和增长。我们并不建议这些是过程式的步骤,它们只是一组逻辑步骤,如果一起执行将使您能够实现业务架构的价值和承诺。

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

第一步:创造和文化

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

许多架构计划未能实现开始的承诺,导致不太成功的项目往往来自于从纯技术的角度去看问题。或者在某些情况下,团队似乎都没有搞清要解决什么问题。这个过程的第一步是通过提供正确的基石来确保您的计划更加成功。

成功的项目理解并集中精力解决组织面临的业务问题。您可以通过确定和研究年度报告、CXO战略文档和管理目标以及听取直线经理和主管的意见来实现这一目标,他们会让你把精力集中在解决问题上。

此外,我们常常忘记了解自己组织的文化。在一个需要急功近利的文化中规划一个为期两年的项目,或者仅仅是以牺牲长期利益为目标,这样做的意义何在?关键是要理解如何平衡这两个目标,以协调的方式在两个层面上给予最大的利益。成功取决于了解组织对变革的渴望。一旦你理解了这一点,你就可以选择适当的变革策略。

有了输入和理解,我们现在可以开始为这一步创建可交付成果。也许最重要的是收益实现计划。这将向企业说明我们将如何交付、度量和跟踪我们计划的承诺价值。然后,我们需要一个沟通计划,帮助我们在整个组织内促进利益,并讨论各种议程。最后,我们将交付我们的项目计划。

价值:就我们为什么要进行该项目和从该计划中获得的利益,以及明确的成本和时间框架达成共识。

第2步:捕获和校核

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

人们一遍又一遍地做同样的工作,因为他们无法看到或访问组织中已经存在的信息,这造成了很大浪费。一致同意目标后,我们就可以开始收集已经存在的信息。这一点非常重要,因为架构项目通常都是从某种分析阶段开始的,完全忽略了我们可能需要的很多东西其实已经存在于组织中了。为了最大限度地利用这些数据,您应该确保您的项目使用了一个好的存储库,帮助为组织创建一个单一的事实来源。

大多数组织的大部分业务数据存在于已有系统,或者保存在Excel、Visio和PowerPoint中。您需要引入和存储这些信息,包括有关使用的流程、组织结构、重要的信息或数据开展业务的地点或客户的地理位置的详细信息,以及使用的应用程序和技术的一些信息。

对于如此大量收集的信息,您将需要一个分类系统来将这些信息排序为更有用的形式。根据您的组织或偏好,使用一个现有的框架来实现这一点可能是有意义的。如果您需要与行业无关的东西,那么建议使用TOGAF内容框架作为分类方案。如果是以行业为中心,那么找到所属行业的参考模型,例如电信公司增强型电信运营图(eTOM)模型。在这个层次上,我们只使用框架作为分类和校核的指南。

价值:一个单一的事实来源将促进共同理解,避免将来的重复和浪费。

步骤3 连接和沟通

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

此步骤解决了业务中的一个重要问题,即如何将业务中的不同职能组链接起来。它将这些领域内的不同举措联系起来,实现更大的重用。在09年我刚学企业架构时,那时候谈的最多的是业务/IT对齐。十年过去了,现在我们认为,其实不应该谈什么对齐,业务和IT在数字化时代已经不再分割了,我们需要整合它们,没有所谓的IT项目,只有IT支持的业务项目,所以这一步就是帮助人们连接在一起,并在他们之间建立沟通。

捕获和管理关键业务文档,如价值链、平衡记分卡和战略地图,有助于确定项目、流程和系统如何解决或影响业务。将这些与关键的IT流程和框架联系起来。我们可能会有一些系统(如TOGAF)以确保IT始终保持连接,并使用对业务很重要的信息。这种连接极大地提高了业务部门对IT方案的接受度,他们可以理解系统的原因,并允许IT确保他们创建的系统能够满足业务的实际需求。

连接有两个层次。首先,它涉及到将有关流程、组织、数据、位置、应用和技术的信息连接在一起。人们用来支持架构举措的许多工具都缺少这种联系。其次,它也是关于连接职能区内的事物。例如,我们需要从业务角度将记分卡与战略联系起来,而在IT中需要将服务交付与系统开发联系在起来。这就有点我在公开课中讲架构的定义一样:关系分为内部关系和外部关系。

一旦我们将所有信息集中存储和定位,那么所有需要访问的人都可以使用它。我们的任务是将这些信息传达给所有需要它的人,以帮助他们理解他们所从事的工作如何与其他人的工作相联系。

价值:让业务部门和IT部门的每个人都用同一种语言唱歌,可以避免误解,减少潜在的失败。

第4步 协作和消费

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

世界各地的组织都在寻求更聪明的方法,使部门、职能部门和团队内部和跨部门的人员能够协同工作。业务架构正在帮助实现这一需求。

在上一步中,我们谈到了沟通这是关于告诉人们哪些信息是可用的。这里我们讨论的是让他们使用信息的消耗。这种区别很重要,因为在过去,它一直是架构举措的一个失败点。如果人们不利用现有资源,那么收集、整理和交流就没有意义了。

共享存储、连接和交流的信息,以使组织内部人员能够协作使用这些信息。为了帮助这种消费,我们需要从不同的角度考虑如何提供信息。我们需要确保我们能够以他们想要的格式在他们想要的时间提供他们可能想要的信息。在这方面,他们就像是我们的客户。如果他们想通过网络或门户网站获取信息,我们提供的就是这一点。如果他们想把数据“推”到他们的iPad或智能手机上,那么我们也会这么做。我们应该永远记住,这是他们的信息,我们只是在帮助他们照顾他们。

传统的架构方法由“架构师”指定解决方案。在这一点上值得指出的是,我们对业务架构职能的看法是,它是为了帮助和支持,而不是为了管理或授权。与传统的架构方法相比,这可能是最大的区别之一,在这个模型中,架构师只是另一组使用和贡献信息的用户。

价值:确保每个人都在同一个团队中工作,为公司知识库做出贡献。

第5步 客户与协调

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

纵观成功组织,我们会发现所有成功的组织都是由于员工、客户和供应商之间的高度协调,以及对理解和为客户提供价值的高度重视。这一步的价值和重要性怎么强调都不为过。从长远来看,将人员、流程和技术结合起来的价值可能比任何单一的创新或产品提供更有价值。

有时候,当我们做架构工作时,我们会忘记业务的意义 – 赢得和留住那些以对公司有利的客户。因此业务架构的一个关键目的必须是帮助向这些客户交付价值并支持这些客户。

可以用很多方法,最重要的是帮助组织实施我们在步骤3中讨论过的那些连接起来的流程,并使员工更容易地一起工作,如步骤4所示。使组织能够将人员、过程和技术的结合充分发挥在客户身上,从而大大增加了我们成功的机会。这种成功既体现在我们可以看到交付真正价值的架构上,也体现在业务层面。

在这一步,我们从被动处理数据变为主动处理信息。当我们能够识别跨组织数据的重叠时,我们就可以改进这些数据。我们还可以帮助业务主管确定新的和不同的工作方式,并支持他们不断变化的需求。

通过您在这个阶段的知识,您将拥有一种独特的能力,能够在项目团队、业务用户和员工之间实现比以前更大的协调。

价值:当我们组织的各个部分和谐地工作时,我们就会产生更快乐的顾客,他们会呆得更久,花费更多。

第6步 控制和遵守

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

在前面的步骤中,我们已经谈到了降低成本,但这里我们要看的是合规和审计成本的降低。治理、风险和合规性(GRC)通常在大多数高层议程上排名靠前。

由于GRC计划经常作为单独的项目运行,并且由不同的团队处理不同的信息,因此会产生大量的开销。这可能会让你通过最初的审核,但不能确保你的组织内部发生的事情与GRC人员认为他们已经掌握的情况一致。通常,GRC纯粹是从财务角度来看待的。实际上,这是一个业务问题,如果处理得当,将自动解决许多财务问题。

价值:更高的一致性和合规性,大大降低了成本。

第7步 改变和竞争

摘自《业务架构框架和实践 公开课讲义

随着各种规模的组织进入新的市场和新的领域,你对客户或市场行为变化的感知和反应能力至关重要。很多时候当你做出一个改变的时候,你可能会破坏其他许多部分。

“变化之轮”是一个简单的工具,旨在为您提供可能需要答案的问题类别的示例。正如你所看到的,它只有四个环,每个环都是旋转的,但是,这四个环生成了超过1250个类别,每个类别都包含许多问题。有时不可能简化;有时我们只能接受这样一个事实:事情是复杂的,我们需要的是系统来帮助我们克服这种复杂性。

正确的工具还将使您能够以最适合您业务需要的方式,通过仪表板或报表以图形方式查看您的信息。业务架构将为您提供一个能够理解组织复杂性的决策支持系统。好的业务架构,就像好的企业架构一样,是一个过程。

结论

业务架构是将各个部分作为一个连贯的整体连接在一起的“粘合剂”。这是一种方法,您可以向前迈进,并为企业提供导航系统,使您的企业能够提出明智的问题和得到智能的答案。归根结底,你的成功取决于你是否有能力比下一家公司更好地为客户服务;只有当你的组织中的每一个人和每一个人都朝着同一个方向努力,你的成功才能实现。

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